1º-Organización de los grupos de forma "manual"
Los contactos de nuestras cuentas de correo se pueden organizar por grupos, de forma que podamos compartir la información simultáneamente con el grupo elegido.
Para crear un grupo de contactos:
- Haz clic en Correo en la esquina superior izquierda de la página de Gmail. A continuación, selecciona Contactos.
- Selecciona los contactos que quieras añadir a un grupo y, a continuación, haz clic en el botón Grupos y, a continuación, Crear nuevo.
- Escribe el nombre del grupo.
- Haz clic en Aceptar.
Como los alumnos de un grupo pueden ser muy variados y no siempre coinciden con los de las listas, una buena forma de organizarlos es diciéndoles a los alumnos que nos manden un correo a nuestra cuenta para así tener su dirección y poder asignarles el grupo que hemos creado previamente.
Para añadir contactos a un grupo:
- Cuando recibas un correo de un nuevo alumno al poner el ratón sobre su nombre aparece la pantallita:
Seleccionamos la pestaña Información del contacto y en la siguiente pantalla elegimos el grupo o grupos al que queremos que pertenezca:
*Nota: Han cambiado la forma de presentarlo.
Cada nuevo curso tendremos que eliminar los grupos del curso anterior, (cuando se elimina un grupo no se eliminan los contactos que tenemos en ese grupo).
2º- Organización de los grupos de forma automática
Los contactos y los grupos también se pueden exportar e importar de una forma parecida a los contactos de una agenda telefónica.
Cómo exportar contactos de Gmail
Con Gmail puedes exportar rápidamente tu lista de contactos a un archivo CSV. Instrucciones:
- Inicia sesión en Gmail.
- En la esquina superior izquierda de tu página de Gmail, haz clic en Gmail y selecciona Contactos.
- En el menú desplegable Más, selecciona la opción Exportar...
- Elige si vas a exportar todos los contactos o solamente un grupo.
- Selecciona el formato con el que quieras exportar los datos. Ten en cuenta de que algunos formatos pueden perder información de los contactos.
- Para transferir los contactos de una cuenta de Google a otra, utiliza el Formato CSV de Google. Es la forma recomendada para hacer una copia de seguridad de tus contactos de Google.
- Si quieres transferir contactos a Outlook, Yahoo! Mail, Hotmail o a otra aplicación, usa el Formato CSV de Outlook.
- Si vas a transferir los contactos a la Libreta de direcciones de Apple, utiliza el Formato vCard.
- Haz clic en Exportar.
- Elige Guardar en disco y haz clic en Aceptar.
- Elige dónde quieres guardar tu archivo y haz clic en Aceptar.
Puedes adaptar fácilmente el archivo al programa al que exportes tus contactos de Gmail.
Cómo importar tus contactos en un archivo CSV
Para importar contactos a Gmail:
- Descarga el archivo con extensión .csv sabiendo dónde queda descargado, (el archivo no es necesario abrirlo).
- En la esquina superior izquierda de tu página de Gmail, haz clic en Gmail y selecciona Contactos. Más- importar
Haz clic en el botón Seleccionar archivo.
Selecciona el archivo que quieras subir y haz clic en el botón Importar.
Cuando termine la importación, Gmail muestra el número de contactos importados.
Si recibes algún mensaje de error durante la importación, es posible que tengas que modificar tu archivo CSV.
Nota: Estos archivos CSV funcionan con Outlook, Outlook Express, Yahoo! Mail, Hotmail, Eudora y otros proveedores de correo electrónico. Sin embargo, a veces los archivos CSV que generan esas aplicaciones no incluyen todos los campos disponibles de los contactos. Por ejemplo, cuando Outlook exporta los contactos a un archivo CSV, omite datos tales como archivos adjuntos, listas de distribución, imágenes de contactos, el campo Archivar como, el campo Seudónimo y el formato de texto en el campo de notas. En los contactos de Google no es posible saber qué se ha omitido, por lo que te recomendamos que copies manualmente la información importante en estos campos una vez importados los contactos.
Acerca del campo "Notas":
- La función Contactos de Google no admite el formato de texto enriquecido en el campo "Notas" e impone un límite para la longitud de los datos. Cuando no podemos importar un determinado campo del archivo CSV, intentamos avisarte por todos los medios para que puedas arreglarlo de forma manual.
- Un contacto no puede tener más de 128 KB. Si un contacto supera ese tamaño, el campo "Notas" aparece incompleto.
